Einen Journalisten anrufen – das erfordert Mut! Aber was bringt es, lediglich eine E-Mail zu schicken? Vorteile, Nachteile und Praxis-Tipps
Du willst Journalisten kontaktieren – aber was ist besser: Eine Journalistin oder einen Journalisten anrufen und ein Thema vorschlagen, oder lieber eine E-Mail schreiben? Zum ersten Mal in einer Redaktion anzurufen, erfordert allerdings Mut. Aber was bringt es, lediglich eine Pressemitteilung per E-Mail zu versenden?
Journalisten anrufen oder E-Mail schreiben: Beide Wege haben Vorteile und Nachteile. Für beide Methoden ist entscheidend, dass Du dich gut vorbereitest.
Ob Du zuerst eine Presse-Mail verschickst oder gleich Journalisten anrufen willst: Die richtige Vorbereitung ist essenziell und hilft dir bei der ersten Kontaktaufnahme enorm. Gut vorbereitet fühlst Du dich sicherer und Du kannst zudem sofort auf Nachfragen reagieren.
Du musst zuerst passende Medien und Journalisten finden, die sich für dein Thema interessieren. Massenmails an allgemeine Redaktionsadressen bringen in 99 Prozent der Fälle gar nichts. Wende dich also direkt an das zuständige Ressort oder die verantwortliche Redakteurin/ den verantwortlichen Redakteur. Wenn Du nicht weißt, wer das ist, kannst Du zuerst die allgemeine Redaktionsnummer anrufen und danach fragen.
Beschäftige dich eingehend mit dem Medium. In welches Format, welches Ressort könnte dein Thema passen? Wer genau ist für dein Thema zuständig? In der Regel ist das nicht die Chefredaktion, sondern die Ressortleitung oder punktgenau die Redakteurin/der Redakteur, die/der sich am häufigsten mit deinem Themengebiet befasst.
Du kennst dein Thema in- und auswendig – aber dein Gegenüber weiß von deinem Service oder deinem Buch noch nichts. Deshalb: Bereite ein kleines Medienpaket mit Pressemitteilung und/oder einem kurzen, knackigen Themen-Vorschlag vor. Ist deine Pressemitteilung up to date und erfüllt sie die üblichen Standards? Hier habe ich zusammengefasst, was Du dabei beachten musst: Pressemitteilung richtig schreiben und typische Fehler vermeiden
Zusätzlich kannst Du einen kurzen „Über Mich“-Text beifügen, aus dem hervorgeht, warum Du oder Dein Unternehmen berichtenswert sind. Unbedingt notwendig: Ein aussagekräftiges Pressefoto, das Medien kostenfrei verwenden dürfen.
Du kannst Medienleute ganz wesentlich unterstützen und es viel einfach für sie machen, über dich zu berichten, wenn Du alle benötigten Informationen auf einer Presseseite bereitstellst. Was Du beachten musst, wenn Du eine Presseseite erstellen willst, erkläre ich dir in diesem Artikel: Presseseite erstellen: So machst Du es richtig
Du brauchst Dein Pressefoto in zwei Qualitäten:
– Für alle Print-Medien (also Zeitungen, Zeitschriften, Magazine etc.) ist ein Foto mit einer Auflösung von 300 dpi notwendig.
– Für eine Verwendung im Internet reicht ein Foto mit 72 dpi.
Stelle beide dpi-Versionen auf deiner Presse-Seite zum einfachen Download zur Verfügung. Versendest Du unaufgefordert eine Presse-Mail, sollte diese nicht zu groß sein (max 1-2 MB). Deshalb kann es besser sein, erstmal nur das 72 dpi-Foto beizufügen und im Pressetext zur Presseseite mit dem 300 dpi-Foto zu verlinken.
Telefonierst Du gerne? Kannst Du dich und dein Thema kurz und knackig mündlich darstellen? Bist Du selbstsicher genug, um dich nicht davon entmutigen lassen, wenn Du am Telefon kurz abgefertigt wirst? Wenn Du jetzt dreimal genickt hast, dann würde ich dir empfehlen, den Erstkontakt mit einem Anruf herzustellen.
Willst Du in der Redaktion anrufen, dann mach es nicht am Montagmorgen. Nach dem Wochenende checken Redaktionen zuerst die Nachrichtenlage, danach folgt die erste Redaktionskonferenz. Vormittags haben Journalisten dann oft Termine außer Haus. Am Nachmittag beginnt bei Zeitungen die heiße Phase für die Produktion der Zeitung von morgen. Wenn du also anrufen willst: Ein Wochentag am späteren Morgen ist die beste Zeit.
Jemanden anzurufen, den man gar nicht kennt, noch dazu, weil man etwas von ihm/ihr will – das erfordert Mut und Selbstvertrauen. Gut möglich ist nämlich, dass Du gar nicht bis zu dem gewünschten Ansprechpartner durchdringst, weil alle Anrufe in der Redaktions-Zentrale auflaufen.
Noch schlimmer ist es, wenn Du zwar richtig verbunden bist, aber vom anderen Ende her nur kurz angebellt wirst, in den nächsten Tagen nochmal anzurufen, weil jetzt keine Zeit ist oder man grundsätzlich nicht angerufen werden will. Oder wenn dein Thema sofort abgelehnt wird, weil weil weil… Rechne also mit allem und bleib stark!
PR-Anfänger verschicken meist lieber eine Presse-E-Mail mit ihrem Themenvorschlag, anstatt gleich bei Journalisten anrufen.
Eine E-Mail abzuschicken, kostet nicht viel Überwindung und man kann sicher sein, alles Wichtige mitzuteilen. Allerdings ist die Erfolgsquote eher gering. Dass ein/e Journalist/in aufgrund der E-Mail einer ihm unbekannten Person zurückruft, passiert eher selten. Doch: Eine Vorab-Presse-Mail ist für einen späteren Anruf ein guter Anknüpfungspunkt.
Verzichte unbedingt darauf, deine E-Mail mit „Wichtigkeit hoch“ zu markieren oder eine Lesebestätigung anzufordern.
Wichtig ist aus Sicht von Journalisten JEDE Mail im Postfach. Die Lesebestätigung stellt eine Form der Kontrolle dar, die schon im privaten Umgang nervt. Bei fremden Ansprechpartnern ist das Anfordern einer Lesebestätigung erst recht ein No-Go. Sie ist nur nötig, wenn es sich um juristisch relevante Kommunikation oder wichtige, versendete Dokumente handelt.
Außerdem hilft dir eine Lesebestätigung nicht weiter, denn sie garantiert ja nicht, dass tatsächlich der gewünschte Empfänger die Mail geöffnet hat und nicht eine Vertretung.
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Wenn Du deinen Themenvorschlag per E-Mail versendest, kannst Du nicht sicher sein, dass die E-Mail wirklich dort ankommt, wo sie soll. Vielleicht ist die E-Mail im Spam-Ordner gelandet, bei den anderen 467 Mails? Oder sie ist an eine falsche Ansprechperson gegangen. Oder versehentlich gelöscht worden.
Meist findest Du im Impressum lediglich eine allgemeine Redaktions-E-Mail-Adresse. Wenn Du dorthin eine E-Mail schickst, ist deine Mail ist eine von vielen- und geht schnell in der täglichen Mail-Flut unter. Das ist bei hunderten E-Mails, die manche Medien pro Tag bekommen, völlig normal.
In meiner Berufs-Praxis gehe ich meist so vor: erst eine E-Mail schicken, dann Journalisten anrufen.
Ich schreibe also zuerst eine E-Mail mit dem Themenvorschlag und rufe ein paar Tage später an. Ich frage dann zum Auftakt, ob die E-Mail angekommen ist. Das ist ein simpler Einstieg und man steht nicht mit leeren Händen da.
Bei einem „Ja“, gehe ich auf das Thema ein und ein Gespräch beginnt. Bei einem „Nein“ frage ich nach ob, mein Thema bei ihr/ihm richtig platziert ist und kündige an, die E-Mail erneut zu schicken. Manchmal bekomme ich dann erst den richtigen Kontakt genannt und schicke die E-Mail anschließend dorthin.
Gut zu wissen: In vielen Redaktionen werden die E-Mails von der Redaktionsassistenz sortiert und intern weitergeleitet. Wenn Du also sicher gehen willst, dass Dein Thema bei der richtigen Person landet, bleibt Dir gar nichts anderes übrig als zum Telefonhörer zu greifen.
Lass uns darüber sprechen, was ich dafür tun kann, damit Du in die Medien kommst. Kostenlos und unverbindlich führe ich gern ein Erstgespräch mir dir.
Trau dich – ich freue mich auf dich!
Fotos von Caroline: Stefanie Lippert
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