Die Zeiten, in denen jedes Unternehmen zwingend eine Pressemappe brauchte, sind definitiv vorbei. Du MUSST also keine Pressemappe erstellen. Aber: In manchen Situationen ist sie doch sehr nützlich. Denn mit einer Pressemappe kommunizierst Du in kompakter und übersichtlicher Form und auf eine sehr effiziente Weise genau die Informationen über dich und dein Business an die Medien, die Du ihnen mitteilen willst.
Stell Dir vor, Du hast deine erste Pressemitteilung verschickt und jetzt meldet sich eine Journalistin bei Dir! Sie fragt dich nach mehr Informationen zu deinem Service, deiner Beratung, deinem Produkt oder zu Dir. Was Du jetzt brauchst: Entweder eine professionell gemachte Presseseite oder eine Pressemappe in digitaler Form, die Du ihr umgehend zuschicken kannst.
Hier erfährst Du, wie Du eine Pressemappe erstellen solltest, Du bekommst hilfreiche Prompts sowie Tipps, wie Du deine Pressemappe in der Praxis verwendest.
Was ich aus meiner jahrelangen PR-Praxis berichten kann: Eine Pressemappe oder eine Presseseite sind NICHT die Voraussetzung für professionelle Pressearbeit. Das Wichtigste sind immer noch:
Anders gesagt: Redaktionen entscheiden nach Themen. Sie sortieren dich und dein Unternehmen nicht aus, nur weil Du keine Pressemappe hast.
Ganz klar: Nein. Für deinen Business-Erfolg sind echte Presse-Veröffentlichungen (also Beiträge über dein Business oder Beiträge von dir) wichtiger als Hochglanzmaterialien.
Mein Tipp: Sei skeptisch, wenn eine PR-Agentur (oder Freelancer) erst einmal viel Geld von deinem Budget für Presse-Materialien ausgeben will. Stattdessen solltest Du konkrete PR-Strategien und kreative Themenvorschläge einfordern.
Ich habe von Unternehmen gehört, die nach der Zusammenarbeit mit PR-Fachleuten zwar keine messbaren Ergebnisse hatten, dafür aber viel Zeit und Geld in Pressematerialien gesteckt hatten.
Eine Pressemappe führt die Informationen über dein Unternehmen zusammen, die Du an Journalistinnen und Journalisten kommunizieren willst. Vor der Digitalisierung der Kommunikation bestand eine Pressemappe aus mehreren losen Seiten plus Produktfotos oder Abbildungen, die üblicherweise in einen Pappordner einsortiert waren. Daher kommt der Name Pressemappe.
Heutzutage wird eine Pressemappe digital im PDF-Format erstellt und verschickt. Gedruckte, analoge Pressemappen gibt es nur noch selten, meist werden sie zu exklusiven Anlässen ausgegeben.
Ein Media Kit beinhaltet ebenfalls Informationen über dich und dein Business – und noch mehr. Denn ein Media Kit hat eine andere Zielgruppe: Es richtet sich an potenzielle Werbepartner, Sponsoren oder Kooperationspartner. Vor allem Influencer/innen, Blogger/innen und Content Creator/en/innen verwenden ein Media Kit. Sie wollen mit ihrem Media Kit potenziellen Geschäftspartnern einen Überblick geben über:
Eine Pressemappe vermittelt Informationen für eine redaktionelle Berichterstattung in Medien, während das Media Kit Daten und Infos für eine kommerzielle Zusammenarbeit beinhaltet. Eine Pressemappe und ein Media Kit bündeln also beide Informationen, aber aufgrund von Zielgruppen und Zweck unterscheiden sie sich bei den Inhalten.
Wenn Du eine Pressemappe erstellen willst, dann solltest Du dir zuerst Gedanken darüber machen, was Du damit erreichen willst.
Letzteres beschreibt die klassische Pressemappe, die Du eigentlich immer parat haben solltest, wenn Du in die Medien willst. Bei Produkt-Launches oder Veranstaltungen braucht eine professionelle Pressemappe zwingend auch die jeweiligen Informationen dazu.
Bist Du fit für die Medien?
Eine Kundin sagte neulich zu mir: „Ich habe eine Presseseite auf meiner Webseite. Dann brauche ich doch gar keine Pressemappe, oder?“ Das ist nicht falsch: Wenn alle Informationen und Fotos auf deiner Webseite zum Download bereitstehen, warum solltest Du daraus noch extra ein PDF als Pressemappe erstellen? Tatsächlich arbeite ich so gut wie nie mit Pressemappen, weil ich Presseseiten für ausreichend halte.
Gedruckte Pressemappen sind heutzutage selten geworden, da digitale Pressemappen kostengünstiger, einfacher zu verteilen und schneller zu aktualisieren sind. Aber: Bei besonderen Anlässen kommen gedruckte Pressemappen durchaus zum Einsatz – obwohl man sich fragen darf, ob das unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit wirklich noch sein muss.
Beispiele, wann es noch gedruckte Pressemappen gibt:
Messen und Fachveranstaltungen: Unternehmen, die auf großen Messen oder Fachkongressen vertreten sind, etwa in der Automobilbranche, der Medizintechnik oder im Maschinenbau, verteilen an ihren Ständen manchmal auch gedruckte Pressemappen.
Luxusmarken wie Mode, Uhren, Design oder Interior wollen mit Hochglanz-Pressemappen ihre Exklusivität und Qualität unterstreichen.
Kunst- und Kulturszene: Eine künstlerisch gestaltete, auffällige Pressemappe ist manchmal Teil des Kunstwerks, zum Beispiel bei Ausstellungen, Opernpremieren, Film- oder Theaterfestivals oder Konzerten.
Unternehmensjubiläen oder Produkt-Launches: Wenn ein Ereignis besonders bedeutend ist, z. B. ein Firmen-Jubiläum oder eine weltweite Produkteinführung, geben manche Firmen zusätzlich eine gedruckte Pressemappe aus, zur Erinnerung oder als Sammlerstück, bei Produkteinführungen zur Aufwertung der Marke.
Eine kurze Einführung, die den Journalisten freundlich adressiert und den Inhalt der Pressemappe auflistet.
Prompt für einen Begrüßungstext:
Schreibe einen kurzen Begrüßungstext für meine Pressemappe, der sich an Journalistinnen und Redaktionen richtet. Der Text soll Vertrauen aufbauen, mein Thema in einem Satz auf den Punkt bringen und erklären, warum es für Medien relevant ist. Der Text soll als Einstieg in die Pressemappe neugierig machen und Orientierung geben. Verwende meine Angaben:
Name: [Name]
Funktion/Beruf: [Beruf]
Thema/Schwerpunkt: [Thema]
Relevanz oder Nutzen meines Themas: [Warum es für Medien interessant ist] Besonderheit/mein Ansatz: [Was mich von anderen Anbietern unterscheidet]
Ton: professionell, sympathisch, klar. Maximal 120 Wörter. Sprich die Leserinnen und Leser direkt an, ohne werblich zu klingen.
Je nach Art des Business ist es eine kompakte Darstellung Deines Unternehmens mit Informationen zu Gründung, Mission, Werten und Angeboten.
Prompt für ein Unternehmensprofil:
Ich bin [Berufsbezeichnung] und habe mein Business [Name] im Jahr [Gründungsjahr] gegründet. Mein Angebot richtet sich an [Zielgruppe] und verbindet [Kernkompetenz 1] mit [Kernkompetenz 2].
Formuliere daraus ein lebendiges, professionelles Unternehmensprofil für meine Pressemappe, das mein Warum erklärt, meine Werte sichtbar macht und in 250 bis 300 Wörtern mein Business greifbar beschreibt.
Ton: klar, nahbar, journalistisch.
Ein übersichtliches Factsheet listet die wichtigsten Daten deines Business auf.
Prompt für ein Factsheet:
Erstelle ein übersichtliches Factsheet für meine Pressemappe mit den wichtigsten Informationen zu meinem Business. Die Angaben sollen tabellarisch oder stichpunktartig sein und folgende Punkte enthalten:
[Name des Unternehmens]
[Gründungsjahr]
[Standort]
[Gründerin]
[Branche]
[Angebot]
[Zielgruppe]
[Besonderheit]
[Kontakt]
Formatiere die Informationen so, dass Redaktionen sie direkt übernehmen können.
Eine Kurzbiografie von Dir und gegebenenfalls weiteren wichtigen Teammitgliedern ist Standard in einer Pressemappe.
Prompt für eine Kurzbiografie:
„Ich bin [Vorname, Nachname], arbeite als [Beruf] und bringe folgende Erfahrung mit: [Stichworte]. Bitte erstelle daraus eine journalistisch formulierte Kurzbiografie für meine Pressemappe, mit klarem Fokus auf das, was mich zur Expertin für mein Thema macht. Ton: professionell, glaubwürdig, selbstbewusst. Länge: ca. 150 Wörter.
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Deine perfekte Pressemitteilung
Professionelle Fotos von Dir, Deinem Team, Produkten oder Geschäftsräumen in hoher Auflösung sowie Produkt-Logos.
2-3 prägnante Aussagen von Dir, die die Presse so verwenden darf.
Vollständige Angaben, wie Journalisten Dich für Rückfragen oder Interviews erreichen können.
Falls vorhanden: Studien oder Umfragen, die dein Unternehmen erstellt hat, Whitepaper, Kundenreferenzen, Fallstudien
Wenn Du nicht gerade im Bereich Mode & Design oder einem anderen kreativen Bereich tätig bist, dann sollte deine Pressemappe nicht übermäßig gestaltet sein. Achte mehr darauf, dass Du Farben, Schriften und Logos deiner Corporate Identity verwendest. Wichtiger als eine hübsche Optik ist, dass deine Pressemappe funktioniert, also die Informationsblätter darin:
Mit dem KI-Tool Gamma kannst Du schnell und unkompliziert optisch ansprechende Pressemappen erstellen.
Ob Du deine Pressemappe erstellen solltest als PDF oder ZIP-Datei, hängt von der Größe der darin enthaltenen Dateien ab.
Eine Pressemappe als PDF sollte nicht mehr 5 MB haben, maximal 8-9 MB sind für den Versand an Redaktionen noch akzeptabel. Noch besser: Du bietest die Pressemappe zum Download an und verschickst den Link.
Wenn Du viele Fotos oder Videos in deiner Pressemappe hast, dann biete Fotos und/oder Videos getrennt auf einer Plattform wie Dropbox oder Google Drive zum Download an. Noch besser: Baue Sie auf deiner Presseseite ein.
Alternativ kannst du große Dateien auch mit einem Dienst wie Wetransfer versenden. Den Versand von Zip-Dateien empfehle ich nicht, da nicht jede Redaktion die passende Software zum Entpacken der Dateien hat.
Alle Inhalte deiner Pressemappe stehen auf deiner Presseseite einzeln zum Download bereit, ebenso gesammelt in der PDF-Pressemappe.
Ganz wichtig: Verstecke deine Pressemappe auf keinen Fall hinter einer Registrierung oder Anmeldung! Das ist bei Arbeiten unter Zeitdruck sehr hinderlich für Journalisten und Journalistinnen und ohnehin sinnlos. Denn es handelt sich doch um Informationen, die Du sowieso an die Öffentlichkeit geben willst, oder?
Die komplette Anleitung
Wenn sich die Gelegenheit ergibt, dann frag bei den Medienleuten nach, ob sie mit deiner Pressemappe zufrieden waren oder ihnen etwas darin fehlte. Das ist eine völlig legitime Frage, und das Feedback kann dir wertvolle Hinweise für Optimierungen geben.
Nur weil Du nun eine hast: Bitte verschicke deine Pressemappe nicht ungefragt an alle deine Medienkontakte! Oder einfach mal so an alle Journalisten und Journalistinnen in deinen Verteilern, die sich vielleicht für dich und dein Thema interessieren könnten. Das nervt!
Stattdessen: Verschicke weiterhin Themenvorschläge und/oder Pressemitteilungen und weise darin mit einem Link auf deine Pressemappe hin. Du kannst sicher sein: Wenn jemand über dich berichten will, wird eine Pressemappe dankbar angenommen. Aber nur dann.
Die klassische Pressemappe kann Journalistinnen und Journalisten die Berichterstattung über dich erleichtern – sie ist aber keine Voraussetzung für deinen Sprung in die Medien. Wenn Du eine Pressemappe erstellen willst, dann nimm dir Zeit für die Konzeption, die Gestaltung und die Verbreitung.
Check die Inhalte regelmäßig und halte Deine Pressemappe aktuell, sonst wirkt sie schnell veraltet und verliert an Glaubwürdigkeit. Und denk daran: Qualität ist besser als Quantität. Also lieber weniger Informationen, aber dafür klar strukturiert, optisch ansprechend und inhaltlich relevant.
Pressemappe ist die Bezeichnung für eine Sammlung von Informationen, die Firmen, Unternehmen, Institutionen oder Personen im Rahmen ihrer Pressearbeit für Medienleute zur redaktionellen Berichterstattung zur Verfügung stellen. Der Name Pressemappe stammt aus Zeiten, als dafür noch einzelne Papier-Blätter verwendet wurden, die üblicherweise in einen Pappordner einsortiert waren.
Die Länge bzw. der inhaltliche Umfang einer Pressemappe hängt davon ab, für welchen Anlass sie zusammengestellt wird. In der Regel besteht sie aus max. 10-12 Seiten, dazu kommt das Bildmaterial.
In eine Pressemappe gehören mindestens: aktuelle Pressemitteilungen, ein Firmenprofil oder „Über mich“-Text, ein Factsheet, Kurzbiografien, professionelles Bildmaterial und am besten auf jedes Blatt die Kontaktinformationen mit Telefonnummer. Zusätzlich sind verwertbare Zitate möglich und, falls vorhanden, Whitepaper, Studien, Umfragen etc.
Das Design einer Pressemappe sollte möglichst schlicht sein und bei Schriftart, Farben und Logos der Corporate Identity folgen.
Auf jeden Fall, ja! Digitale Pressemappen gehören immer noch zur professionellen Presse- und PR-Arbeit, gedruckte Pressemappen hingegen nur noch in besonderen Fällen. Aber: Eine Pressemappe garantiert nicht, dass Medien auch berichten. Und: Eine professionell gemachte Presseseite erfüllt den gleichen Zweck und kann eine Pressemappe ersetzen.
Lass uns darüber reden, was ich dafür tun kann, damit Du mit deinem Thema in die Medien kommst. Kostenlos und unverbindlich führe ich gern ein Erstgespräch mir dir. Trau dich – ich freue mich auf dich!
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